1. Norma de comportamiento imprescindible: leer, pensar… y escribir 

No se trata de escribir porque sí. Pensemos antes qué queremos comunicar, a quién, qué reacción esperamos… Puede ser que lo que vamos a preguntar ya haya aparecido antes, y alguien haya invertido tiempo en contestarlo y razonarlo por lo que es importante prestar atención a todo lo que se pregunta y contesta antes de lanzar la duda. 

Preguntar algo que ya se ha contestado puede que nos lleve a ignorar esa pregunta además de ser una falta de respeto hacia la persona que había resuelto esa cuestión con anterioridad. 

Otra cosa es que la respuesta no haya resuelto tus dudas, en ese caso es conveniente aclarar que parte no se entiende o que hace falta desarrollar con más detenimiento. 

2. Normas de comportamiento que nos facilitan la lectura. 

Estructura de los mensajes 

Es importante poner un título o asunto a todo mensaje. Así se personaliza, se hace diferente a los demás y evita que pase inadvertido en medio de un montón de mensajes con el mismo “Re: plan de negocio…” El título es una excelente manera de sintetizar el contenido y evitar que los demás tarden en localizar una información. 

Saludar: Cada vez que nos encontramos con alguien, en la calle, en el trabajo o en la escalera les saludamos, no dirigir el saludo se considera hostil o incluso ofensivo. Igual sucede en los chats. No iniciar el mensaje con un saludo indica prisa, falta de interés, poca consideración. Podemos saludar a todos y, si nos dirigimos a una persona en especial con la que queremos dialogar más, incluirla a ella directamente en el saludo: 

Hola Ana, hola compañeros, Hola a todas… 

No escribir en mayúsculas. Dificultan la lectura y además equivalen a gritar. Para enfatizar lo que queremos decir podemos usar otros recursos, cursivas, subrayado *asterisco*, negrita… 

Ser cortés. Por supuesto usaremos “por favor” y “gracias” además del saludo inicial  y nunca daremos órdenes de forma brusca. “Buenas palabras y buenos modos cuestan poco y agradan a todos”.

3. Normas de escritura para ser entendidos 

Uso correcto de la ortografía y la sintaxis. 

La mejor manera de entendernos es escribir las comas donde se deben escribir, los acentos donde deben estar, etc. Este tipo de mensajes en ocasiones se pueden malentender debido a descuidos en esta parte. 

Claridad. 

Antes de enviar un mensaje, es importante comprobar que está escrito con concreción y claridad, y que dice lo que quiere expresar. Los malentendidos pueden ser frecuentes porque los participantes no comparten un mismo espacio físico ni conocen el estado de ánimo de los lectores. 

Legibilidad. 

Es necesario estructurar el mensaje y si hace falta dejar espacio entre ellos para facilitar la lectura. 

4. Uso razonable de adjuntos 

Tamaño. 

No conviene enviar ficheros adjuntos grandes sin avisar o estar seguro de que a los destinatarios les interesa. Es importante guardar especial cuidado con las imágenes. 

Usabilidad. 

Cuando se envían ficheros adjuntos, se recomienda el uso de formatos abiertos. Si se utiliza un formato propio, es posible que el destinatario no tenga el programa necesario para visualizarlo. Por ejemplo, es preferible un formato pdf u .odt a un documento en Word, porque no obliga a los demás a tener el programa de pago, y evita los problemas de los archivos generados por Word (los .doc): mucho mayor peso, vulnerabilidad a virus, no ser aceptado por todo tipo de sistemas operativos… 

5. Normas para fomentar el ambiente de colaboración 

Empatía. 

Escribir correctamente de tal manera que el tono de su mensaje sea el adecuado al lugar en el que participa, facilite la participación de los demás y aporte algo al grupo. 

Reconocimiento a los demás. 

Cuando se responde a un mensaje, se puede incluir éste como respuesta del mensaje original para que los interlocutores sepan a qué se refiere exactamente. 

Citar, no copiar. 

Si se usan textos que no son nuestros, es imprescindible citar la fuente y compartirla. Copiar y pegar textos de otros sin mencionar la autoría se considera plagio, “copieteo”. La propiedad intelectual es algo a lo que damos mucho valor y es fundamental respetarla. Existen sistemas de detección del plagio en los mensajes. 

Utilizar los emoticonos. 

Cuando mantenemos una conversación cara a cara, nuestros gestos y expresiones, y la entonación de nuestra voz trasmiten mucha información de importancia. De esta manera, una misma frase puede interpretarse como ofensiva o como una broma entre amigos, etc. Para evitarlo, usaremos los emoticonos. ¡atención!: sólo deben usarse si estamos seguros de que los receptores entenderán su sentido. 

Hacer aportaciones interesantes al chat. 

No te limites a plantear preguntas: responde a las de otros cuando sepas las respuestas y participa en los debates. 

Revisa antes de mandar. 

Antes de enviar un mensaje léelo para valorar su interés y su corrección. Si tienes dudas, es mejor esperar y pensar. 

6. Uso inteligente del chat

No escribir si… 

No escribas cuando estés enfadado, en esa situación probablemente aportarás tensión e incomodidad. Si estás enfadado, aunque tu opinión sea sincera, puedes herir a alguien. Dejar pasar un tiempo puede ser buena idea. 

Mantener un tono educado en las discusiones. Fundamentar las opiniones con argumentos. Es importante ser constructivo y no perder energías en discusiones personales. Lo más sensato es no pensar mal de los demás, considerar siempre que podemos estar interpretando con exceso de pasión lo que leemos. 

Si algo no te gusta, es mejor esperar antes de responder. En caso de que el comportamiento de alguien nos resulte claramente ofensivo será eliminado del chat.  

7. Ayudar a mantener los debates en un ambiente sano y educativo. 

Es aconsejable mantenernos fuera de discusiones que no dominemos. Debemos ser prudentes en el momento de opinar o entrar en un grupo de discusión.

8. Es importante respetar los datos de las demás personas. 

Lo que hablamos en el chat, debe quedar en el chat. 

9. Comprender los errores de los demás igual que nosotros esperamos que los demás comprendan los nuestros.

En conclusión: posiblemente escribir (pero también leer) correctamente sea uno de los secretos del éxito de una buena comunicación entre compañeras. Procuremos leer, entender y participar para fomentar una comunidad sana en la que nos podamos apoyar y nos ayude a mejorar. 

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Referencias

Shea, V. (1994), The Core Rules of Netiquette.