Hoy hablamos de cómo preparamos el presupuesto anual de cada uno y hacemos balance de la facturación anual.
El presupuesto anual se ha convertido en una herramienta fundamental para la gestión económica de las empresas. Ya estuvimos tratando objetivos en el episodio anterior, ahora tenemos que hacer una previsión y también imaginar en nuestra bola de cristal qué podríamos hacer si esto que prevemos no se cumple.
Aunque pueda parecer lo contrario, su objetivo principal no es saber cuáles van a ser los ingresos de tu empresa para un año concreto. Su principal funcionalidad es ayudarte a marcar el camino en función de cómo se vaya desarrollando la actividad a lo largo del periodo analizado.
¿Y qué significa esto? Pues puedes compararlo con el GPS. Puedes conocerte el camino de memoria para llegar a un lugar concreto. Pero si tienes un GPS, te avisa si te tienes que desviar porque hay un atasco, te indica a qué hora llegarás en función del tráfico. En definitiva, te da alternativas, sobre todo si la situación no es como esperabas cuando saliste de casa.
El presupuesto anual es algo similar. Si las ventas no son las esperadas, te avisa de que tienes que tomar medidas. Si has previsto distintos escenarios de ingresos, ya sabrás con antelación cuáles son las medidas a tomar en cada uno de ellos.
Puedes llamarlo presupuesto anual o plan económico financiero. En definitiva el nombre es lo de menos. Lo importante es que sepas cómo funciona y cómo puede ayudar a tu empresa, y de esto vamos a hablar hoy.
¿Cómo hacer un presupuesto anual?
Hay muchas formas de empezar un presupuesto. Y al igual que todo en la vida, depende. Depende del tipo de empresa, de la antigüedad, de la experiencia haciendo presupuestos, de la información que se tenga… Depende también de si eres una empresa, una asociación, un grupo de gente que quiere montar un evento, etc.
LOS INGRESOS
Lo ideal es conocer, o al menos tener una idea de por dónde van a ir los ingresos. Pero si no la tienes no te preocupes, porque hay otras formas..
Procura dividir tus ingresos en líneas de negocio o líneas de producto o servicios homogéneas. Cuantos más detalles tengas de tus futuros ingresos, mejor.
Si tienes muchos detalles, por ejemplo muchos clientes, ponlos en una hoja aparte.
Nos interesa que el presupuesto anual podamos verlo en una sola hoja, para tener de un vistazo toda la información. Por eso es conveniente definir líneas de ingresos resumidas en la hoja principal.
GASTOS DIRECTOS
Son los que están directamente relacionados con las ventas. Aquellos gastos que solo tienes si generas ingresos. El caso más claro es el de las materias primas.
Si fabricas pan, tus gastos directos más evidentes son la harina, el agua, la levadura, la sal. Pero también tienes otros como pueden ser la electricidad que consume el horno.
Si en el mes de agosto no fabricas pan, no tienes gasto de harina, ni electricidad extra. Esa es la idea principal de los gastos directos. Aunque hay matices.
GASTOS DE PERSONAL
Formado por el personal de estructura de la empresa. En ocasiones, algún trabajador se puede imputar como un gastos directo en lugar de hacerlo como gasto de personal.
Por ejemplo, el panadero contrata a una persona en las fiestas porque si no, no puede atender a todos sus clientes. Sería uno de los casos donde lo podemos considerar como un gasto directo.
Por otra parte, siempre debes incluir tu salario. Aunque seas autónoma o empresaria y no tengas asignada una nómina, o estés empezando y algunos meses no vayas a cobrar (ya sabes que opinamos que esto mal).
GASTOS GENERALES
También llamados a veces gastos fijos, gastos generales, porque no siempre son fijos. Por ejemplo, el presupuesto anual de publicidad no tiene por qué ser fijo.
La cuestión está en que los gastos generales son comunes al funcionamiento de la empresa, y por tanto no se pueden asociar a las ventas. Estamos hablando del alquiler del local, electricidad, gestoría, gastos de la web, amortizaciones, etc…
La mayoría de estos gastos los tendríamos aunque cerráramos 15 días en verano por vacaciones. Siempre es conveniente llevar un buen control de estos gastos.
OTROS GASTOS
Aquellos que no tienen que ver estrictamente con la actividad o que son extraordinarios. Por ejemplo los intereses por préstamos, impagados, etc…
Esta es una clasificación estándar, y porqué no decirlo, un poco personal. Te encontrarás con profesionales que tengan otro criterio de clasificación.
Al final lo que importa es que a tu empresa le sea útil la clasificación y el desglose que utilices. También que sea flexible y que la puedas adaptar a tus necesidades.
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