La automatización es un paso importante en la gestión empresarial, capaz de generar competitividad, eficiencia y valor al cliente. Y a nosotros mismos.
La automatización de procesos es cuando una empresa utiliza tecnología para completar tareas manuales en el día a día. Es decir, tareas que antes se ejecutaba manualmente, ahora se utiliza la tecnología y la integración de sistemas y datos.
Cuando utilizamos la automatización, se dejan la tareas rutinarias y manuales (de bajo valor) para dedicárselo a actividades creativas, de contenido y alto valor.
En el episodio de hoy venimos a responder a la pregunta, ¿cuánto de automatizado estás tu? Para ello, vamos a comentar sobre qué tipo de tareas podemos automatizar, por qué y cómo lo hemos hecho, herramientas para automatizar y ventajas e inconvenientes.
¿Qué tareas podemos automatizar y qué herramientas existen?
Tareas automatizadas
Son muchas las tareas que puedes automatizar, siempre y cuando su proceso sea repetitivo. Sobre aquellas más relacionadas con las tareas administrativas y de organización. Por ejemplo:
- Automatización de procesos en gestión de proyectos.
- Automatización de procesos en servicio al cliente: automatizar respuestas de emails a clientes y pacientes, automatizar respuestas o FAQS por WhatsApp
- Automatización de envío de newsletter
- Automatización de procesos de redes sociales: puedes programar publicaciones con anticipación. Así puedes olvidarte de cargar manualmente tus contenidos todos los días.
- Automatización de procesos en gestión de la relación con el cliente/paciente: para recordar citas, etc.
- Automatización en el proceso de inscripción a formaciones
- Automatización en el proceso de reserva de la cita de consulta
- Automatización del proceso de cobros y facturas
Herramientas para automatizar:
Decidir qué herramientas de automatización requieres depende del proceso que desees automatizar. Algunas herramientas para automatizar pueden ser:
- ASANA, TRELLO: Automatización de procesos en gestión de proyectos.
- WHASTAPP, MAILCHIMP, BENCHMARK, MAIL POET, KAJABI: Automatización de procesos en servicio al cliente, recordar citas, envío de emails, newsletter, etc.
- HOOTSUIT, METABUSINESS SUITE, APP IG: Automatización de procesos de redes sociales
- WOOCOMERCE (WORDPRESS), KAJABI: Automatización en el proceso de inscripción a formaciones.
- AMELIA, CALENDLY: Automatización en el proceso de reserva de la cita de consulta
- NINJA FORMS, WOOCOMMERCE, AMELIA BOOKING, NEGOCIOH!, FACTURA DIRECTA: Automatización del proceso de gestión de cobros y facturas
Además, podemos tener plantillas ya creadas de emails que nos faciliten y agilicen el trabajo.
Ventajas y beneficios de la automatización
- Reducción de costes. Es rentable: una implementación adecuada y correcta siempre representará ganancias y beneficios en tiempo, dinero, imagen, servicio, eficiencia, etc.
- Reducción/ahorro de tiempo invertido y esfuerzo: para centrarse en actividades de alto valor y generen dinero
- Estandarización del proceso
- Control del rendimiento. Es medible: Un proceso automatizado brinda indicadores medibles de lo que se ha logrado al ejecutar esta implementación, de tal forma que puedes comparar un antes y un después de la automatización.
- Reduce el error humano: al transcribir, enviar información, etc.
- Realizar el trabajo de forma más eficiente
- Aumentar el nivel de productividad de los trabajadores y los profesionales
- Hace más felices a los profesionales. Normalmente las tareas manuales rutinarias son las que menos gustan hacer y son las que a veces llevan más tiempo
- Agilización del proceso
- Es versátil, ya que se puede aplicar prácticamente en cualquier sector
Inconvenientes de la automatización
- Inversión económica para implantarlo
- Curva de aprendizaje para cada programa o APP
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